Dernière mise à jour : 12 août 2026

1. Qui nous sommes

Cette politique de confidentialité explique comment Expalis Operations Ltd (« Expalis », « nous », « notre ») collecte, utilise et protège les données personnelles lorsque vous consultez notre site ou nous contactez au sujet de nos services.

Expalis Operations Ltd est une société à responsabilité limitée immatriculée en Angleterre et au Pays de Galles.

Numéro de société : 17350131
Siège social : 128 City Road, Londres, EC1V 2NX, Royaume-Uni
Demandes générales : contact@expalisoperations.com
Demandes relatives à la confidentialité : privacy@expalisoperations.com

2. Informations que nous collectons

Lorsque vous nous contactez ou soumettez une demande via notre site, nous pouvons collecter :

• Nom et prénom ;
• Nom de l'entreprise ou de l'organisation ;
• Adresse email professionnelle ;
• Numéro de téléphone ;
• Localisation de l'entreprise ;
• Canaux de support requis ;
• Volume mensuel de support estimé ;
• Langues requises ;
• Informations sur votre activité ou vos besoins en support ; et
• Toute autre information que vous nous fournissez volontairement.

Nous pouvons également collecter des informations techniques limitées nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de notre site.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que vous fournissez pour :

• Répondre à votre demande ;
• Comprendre votre activité et vos besoins en support ;
• Évaluer si nos services peuvent convenir à votre organisation ;
• Préparer des propositions ou des devis ;
• Communiquer avec vous au sujet de votre demande ;
• Établir et gérer d'éventuelles relations commerciales ;
• Fournir et améliorer nos services ; et
• Tenir des registres commerciaux et administratifs appropriés.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

4. Base légale du traitement

Nous traitons les données personnelles sur les bases légales suivantes, selon les circonstances.

Démarches précontractuelles

Lorsque vous soumettez une demande concernant nos services, nous pouvons traiter vos informations car cela est nécessaire pour répondre à votre demande et prendre, à votre demande, des mesures avant la conclusion éventuelle d'un contrat.

Intérêts légitimes

Nous pouvons traiter des informations lorsque cela est nécessaire à nos intérêts commerciaux légitimes, notamment pour répondre aux demandes commerciales, gérer d'éventuelles relations commerciales, tenir nos registres commerciaux et protéger notre activité, à condition que ces intérêts ne l'emportent pas sur vos droits et intérêts.

Obligations légales

Nous pouvons également traiter des données personnelles lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à des obligations légales, réglementaires ou comptables applicables.

5. Comment nous collectons vos informations

Nous collectons généralement les données personnelles directement auprès de vous lorsque vous :

• Soumettez notre formulaire de demande en ligne ;
• Nous contactez par email ;
• Nous contactez par téléphone ; ou
• Communiquez avec nous par tout autre moyen au sujet de nos services.

Notre formulaire de demande en ligne est fourni via Jotform. Les informations soumises via ce formulaire sont traitées par Jotform pour notre compte.

Jotform propose des options de stockage des données de formulaire sur des serveurs européens, notamment situés à Francfort, en Allemagne.

6. Avec qui nous partageons vos informations

Nous pouvons partager des données personnelles avec des prestataires de confiance lorsque cela est nécessaire pour faire fonctionner notre site, traiter les demandes ou fournir nos services.

Cela peut inclure :

• Des prestataires d'hébergement de site web ;
• Des prestataires de services de formulaires et de communication, dont Jotform ;
• Des prestataires informatiques et logiciels ;
• Des conseillers professionnels si nécessaire ; et
• Des autorités gouvernementales ou autres tiers lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers.

Lorsque des prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que ces informations sont traitées de manière sécurisée et conforme aux exigences applicables en matière de protection des données.

7. Transferts internationaux

Certains de nos prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors du Royaume-Uni.

Lorsque des données personnelles sont transférées à l'international, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que ce transfert est réalisé conformément à la législation applicable en matière de protection des données et que des garanties appropriées sont en place lorsque cela est requis.

8. Durée de conservation de vos informations

Nous conservons les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux finalités décrites dans cette politique de confidentialité.

Lorsque vous nous contactez au sujet de nos services mais qu'aucune relation commerciale n'est établie, nous conservons généralement les informations de votre demande jusqu'à six mois après notre dernier échange significatif avec vous.

Lorsqu'une relation commerciale est établie, les informations peuvent être conservées plus longtemps si nécessaire à des fins contractuelles, légales, comptables, réglementaires ou commerciales légitimes.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée, le cas échéant.

9. Vos droits en matière de protection des données

Selon les circonstances et la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles ;
• Demander la correction d'informations inexactes ou incomplètes ;
• Demander la suppression de vos données personnelles ;
• Demander la limitation du traitement ;
• Vous opposer à certains traitements ;
• Demander le transfert de vos données personnelles, le cas échéant ; et
• Retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Ces droits sont soumis aux conditions légales et exemptions applicables.

10. Comment exercer vos droits

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en matière de protection des données, ou si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter :

privacy@expalisoperations.com

Nous répondrons aux demandes valides dans le délai requis par la législation applicable en matière de protection des données.

11. Réclamations

Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous avons traité vos données personnelles, nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions examiner et traiter votre préoccupation.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle indépendante du Royaume-Uni en matière de protection des données.

Information Commissioner's Office : ico.org.uk/make-a-complaint

12. Cookies et technologies similaires

Notre site peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et aux fonctionnalités du site.

Lorsque des cookies non essentiels ou technologies similaires sont utilisés, nous fournirons les informations appropriées et, lorsque la loi l'exige, recueillerons votre consentement avant leur utilisation.

Vous pouvez également gérer ou désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur.

Selon la réglementation britannique, les cookies non essentiels requièrent généralement une information claire et un consentement, tandis que les cookies strictement nécessaires peuvent bénéficier d'une exemption.

13. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, usage abusif, altération ou divulgation.

Cependant, aucune méthode de transmission ou de stockage sur internet ne peut être garantie totalement sécurisée.

14. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos services, notre technologie, les exigences légales ou nos pratiques de traitement des données.

La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site.

Dernière mise à jour : 12 août 2026

Last updated: 12 August 2026

1. Who We Are

This Privacy Policy explains how Expalis Operations Ltd ("Expalis", "we", "us" or "our") collects, uses and protects personal information when you visit our website or contact us regarding our services.

Expalis Operations Ltd is a private limited company incorporated in England and Wales.

Company number: 17350131
Registered office: 128 City Road, London, EC1V 2NX, United Kingdom
General enquiries: contact@expalisoperations.com
Privacy enquiries: privacy@expalisoperations.com

2. Information We Collect

When you contact us or submit an enquiry through our website, we may collect:

• First name and last name;
• Company or organisation name;
• Business email address;
• Phone number;
• Company location;
• Required support channels;
• Estimated monthly support volume;
• Languages required;
• Information about your business or support requirements; and
• Any other information you voluntarily provide to us.

We may also collect limited technical information necessary for the operation and security of our website.

3. How We Use Your Information

We use the information you provide to:

• Respond to your enquiry;
• Understand your business and support requirements;
• Assess whether our services may be suitable for your organisation;
• Prepare proposals or quotations;
• Communicate with you regarding your enquiry;
• Establish and manage potential business relationships;
• Provide and improve our services; and
• Maintain appropriate business and administrative records.

We do not sell your personal information.

4. Lawful Basis for Processing

We process personal information on the following lawful bases, depending on the circumstances.

Pre-contractual steps

When you submit an enquiry regarding our services, we may process your information because it is necessary to respond to your request and take steps at your request before potentially entering into a contract.

Legitimate interests

We may process information where necessary for our legitimate business interests, including responding to business enquiries, managing potential business relationships, maintaining business records and protecting our business, provided that these interests do not override your rights and interests.

Legal obligations

We may also process personal information where necessary to comply with applicable legal, regulatory or accounting obligations.

5. How We Collect Your Information

We generally collect personal information directly from you when you:

• Submit our online enquiry form;
• Contact us by email;
• Contact us by telephone; or
• Otherwise communicate with us regarding our services.

Our online enquiry form is provided through Jotform. Information submitted through the form is processed using Jotform's services on our behalf.

Jotform provides options for storing form data on European servers, including servers located in Frankfurt, Germany.

6. Who We Share Your Information With

We may share personal information with trusted service providers where necessary to operate our website, process enquiries or provide our services.

These may include:

• Website hosting providers;
• Form and communication service providers, including Jotform;
• IT and software service providers;
• Professional advisers where necessary; and
• Government authorities or other third parties where required by law.

We do not sell or rent your personal information to third parties.

Where service providers process personal information on our behalf, we take appropriate steps to ensure that the information is handled securely and in accordance with applicable data protection requirements.

7. International Transfers

Some of our service providers may process personal information outside the United Kingdom.

Where personal information is transferred internationally, we will take appropriate steps to ensure that the transfer is carried out in accordance with applicable data protection law and that appropriate safeguards are in place where required.

8. How Long We Keep Your Information

We retain personal information only for as long as necessary for the purposes described in this Privacy Policy.

Where you contact us regarding our services but no business relationship is established, we generally retain your enquiry information for up to six months from our last meaningful interaction with you.

Where a business relationship is established, information may be retained for longer where necessary for contractual, legal, accounting, regulatory or legitimate business purposes.

When information is no longer required, it will be securely deleted or anonymised where appropriate.

9. Your Data Protection Rights

Depending on the circumstances and applicable law, you may have the right to:

• Request access to your personal information;
• Request correction of inaccurate or incomplete information;
• Request deletion of your personal information;
• Request restriction of processing;
• Object to certain processing activities;
• Request the transfer of your personal information where applicable; and
• Withdraw consent where processing is based on consent.

These rights are subject to applicable legal conditions and exemptions.

10. How to Exercise Your Rights

If you would like to exercise any of your data protection rights, or if you have any questions about how we process your personal information, please contact:

privacy@expalisoperations.com

We will respond to valid requests within the timeframe required by applicable data protection law.

11. Complaints

If you have concerns about how we have handled your personal information, we encourage you to contact us first so that we can investigate and address your concern.

You also have the right to lodge a complaint with the Information Commissioner's Office (ICO), the UK's independent supervisory authority for data protection.

Information Commissioner's Office: ico.org.uk/make-a-complaint

12. Cookies and Similar Technologies

Our website may use cookies or similar technologies that are necessary for the operation, security and functionality of the website.

Where non-essential cookies or similar technologies are used, we will provide appropriate information and, where required by law, obtain your consent before using them.

You can also manage or disable cookies through your browser settings.

Under UK rules, non-essential cookies generally require clear information and consent, while strictly necessary cookies can fall within an exemption.

13. Data Security

We take appropriate technical and organisational measures to protect personal information against unauthorised access, loss, misuse, alteration or disclosure.

However, no method of transmission or storage over the internet can be guaranteed to be completely secure.

14. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes to our services, technology, legal requirements or data processing practices.

The latest version will always be made available on our website.

Last updated: 12 August 2026